Qui sommes-nous
Serve the City ASBL (« Serve the City », « nous ») est le responsable du traitement des données à caractère personnel décrites dans cette politique. Nous sommes une organisation à but non lucratif (numéro d’entreprise 0886.257.326) dont l’adresse officielle est le 12 rue Fétis, 1040 Bruxelles, Belgique, et nous faisons partie du réseau Serve the City International.
Cette politique s’applique à notre site web, à nos newsletters et courriels, aux dons et à nos activités de bénévolat, y compris l’application ServeNow. Pour toute question concernant vos données ou cette politique, écrivez-nous à privacy@servethecity.be.
Quelles données personnelles nous collectons
Nous collectons les données suivantes, selon la manière dont vous interagissez avec nous :
- Coordonnées : votre nom, votre adresse électronique et, le cas échéant, votre numéro de téléphone ou votre adresse postale, lorsque vous nous contactez, vous inscrivez, faites un don ou devenez bénévole.
- Préférences de communication : les courriels que vous souhaitez recevoir et si vous vous êtes désabonné(e).
- Informations sur les dons : le montant, la date et le mode de paiement de votre don et, si vous en faites la demande, les informations nécessaires pour une attestation fiscale. Nous ne conservons jamais vos données de carte, qui sont gérées par nos prestataires de paiement.
- Informations sur le bénévolat : vos informations d’inscription, les projets et shifts auxquels vous participez, vos heures de bénévolat, les informations de votre compte ServeNow et vos paramètres de notification.
- Informations sur le site web : votre adresse IP, des informations sur votre navigateur et des cookies, comme décrit dans la section Cookies et statistiques des sites web.
- Vos messages : tout ce que vous nous écrivez dans un courriel, un formulaire ou une zone de remarques.
La plupart de ces informations proviennent directement de vous, via nos formulaires, l’application ServeNow, un don ou un courriel. Le reste est généré lorsque vous utilisez notre site web ou l’application. Nous ne demandons pas d’informations sensibles, telles que des données de santé, merci donc de ne pas en inclure dans les zones de texte libre.
Pourquoi nous utilisons vos données et sur quelle base légale
Nous collectons et utilisons des informations personnelles pour les finalités ci-dessous.
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Répondre aux demandes d’information | Intérêt légitime (répondre à votre demande) |
| Envoyer des newsletters, des informations sur nos événements et des courriels de collecte de fonds | Consentement, donné par thème et pouvant être retiré à tout moment |
| Entrer en contact avec les bénévoles, prendre les dispositions organisationnelles pour servir et gérer les comptes ServeNow | Contrat, ou notre intérêt légitime à mener nos projets |
| Traiter les dons et promesses de dons, envoyer les reçus et les attestations fiscales | Contrat et obligation légale |
| Remercier les donateurs, rendre compte de l’impact de leur soutien et prendre de leurs nouvelles pendant 2 ans maximum après un don | Intérêt légitime (vous pouvez vous y opposer à tout moment) |
| Tenir un registre des coordonnées des bénévoles et des clients | Intérêt légitime |
| Analyse des données, audits, surveillance et prévention des fraudes, amélioration de nos services, identification des tendances d’utilisation et de l’efficacité de nos activités | Intérêt légitime, et obligation légale pour les audits |
| Dans la mesure où nous le jugeons nécessaire ou approprié : pour nous conformer à la législation en vigueur et aux procédures légales, répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, faire appliquer nos conditions générales, protéger nos opérations, nos droits, notre vie privée, notre sécurité ou nos biens et/ou ceux d’autrui, et exercer les recours disponibles ou limiter les dommages | Obligation légale ou intérêt légitime |
Lorsque nous nous appuyons sur l’intérêt légitime, nous mettons nos intérêts en balance avec vos droits et libertés, et vous pouvez vous y opposer à tout moment (voir Vos droits).
Serve the City s’engage à ce que toute utilisation des informations personnelles collectées soit conforme aux lois sur la protection des données et aux principes de bonne pratique. Cela signifie qu’elles seront :
- traitées de manière juste et légale.
- traitées à des fins limitées et de manière appropriée.
- adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à la finalité.
- exactes et, le cas échéant, mises à jour.
- conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la finalité.
- traitées dans le respect des droits des personnes concernées.
- conservées en toute sécurité grâce à des mesures techniques et autres adaptées, afin d’empêcher tout traitement non autorisé ou illégal, toute perte ou destruction accidentelle et tout dommage.
- non transférées à des tiers en dehors de l’organisation Serve the City sans votre consentement ou dans le cadre d’un accord adéquat sur le traitement des données.
Donateurs
Lorsque vous faites un don, nous utilisons vos coordonnées pour traiter votre don, vous envoyer votre reçu et, le cas échéant, établir votre attestation fiscale. Nous conservons les justificatifs de dons pendant 10 ans, conformément à la législation belge en matière de comptabilité et de fiscalité, même si vous nous demandez de supprimer le reste de vos données.
Pendant 2 ans maximum après un don, nous pouvons vous contacter pour vous remercier, vous informer de l’impact de votre soutien et prendre de vos nouvelles. Nous le faisons sur la base de notre intérêt légitime à rester en contact avec les personnes qui nous soutiennent, et vous pouvez nous demander d’arrêter à tout moment.
Les courriels de collecte de fonds, y compris les campagnes et les moyens de nous soutenir tels que les dons mensuels, ne sont envoyés qu’aux personnes qui ont choisi de les recevoir. Vous pouvez faire ce choix lors de votre inscription à nos courriels ou sur notre page des préférences, et vous pouvez changer d’avis à tout moment grâce au lien présent dans chaque courriel ou en écrivant à privacy@servethecity.be. Nous n’envoyons que quelques courriels de collecte de fonds par an.
Bénévoles et application ServeNow
Si vous êtes bénévole chez nous ou si vous créez un compte ServeNow, nous utilisons vos données pour vous inscrire à des projets et à des shifts, enregistrer vos heures de bénévolat et vous envoyer des messages concernant vos shifts. ServeNow dispose de sa propre politique de confidentialité, disponible dans l’application, qui fait référence pour la manière dont l’application elle-même traite vos données.
- Votre compte et votre historique de bénévolat sont conservés tant que votre compte est actif.
- Si votre compte est inactif depuis 2 ans, nous le supprimons ou l’anonymisons. Nous vous préviendrons au préalable par courriel afin que vous puissiez choisir de le conserver.
- Pour conserver votre compte et votre historique de bénévolat, cochez la case sur notre page des préférences ou écrivez à privacy@servethecity.be.
- Lorsque nous anonymisons un compte, nous supprimons tout ce qui permet de vous identifier et ne conservons que des statistiques agrégées, comme le nombre total d’heures de bénévolat.
- Vous pouvez nous demander de supprimer votre compte à tout moment.
Newsletters et communications par courriel
Nous envoyons nos newsletters et nos courriels via Brevo, notre plateforme d’emailing, avec laquelle nous avons conclu un accord de traitement des données. Lorsque vous vous inscrivez, votre nom, votre adresse électronique et les thèmes choisis sont transmis à Brevo pour être traités conformément à cet accord. En aucun cas, les informations recueillies ne seront partagées avec un tiers.
Vous choisissez les courriels que vous recevez, par exemple les newsletters, les informations sur les événements ou les campagnes de collecte de fonds. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment sur notre page des préférences ou via le lien en bas de chaque courriel.
Si vous vous désabonnez, nous vous envoyons une courte confirmation, puis nous supprimons vos données de Brevo. Vous ne recevrez de nouveau nos courriels que si vous vous réinscrivez activement.
Notre plateforme d’emailing et notre base de données de contacts (Salesforce) sont des systèmes distincts. La suppression de vos données ou de votre compte ServeNow ne vous désabonne pas de nos courriels, car vous pouvez souhaiter quitter l’application tout en restant en contact grâce à notre newsletter. Pour ne plus recevoir nos courriels, désabonnez-vous séparément via le lien en bas de n’importe quel courriel ou sur notre page des préférences.
Nos courriels contiennent une petite image invisible (un pixel de suivi) qui nous indique si un courriel a été ouvert et sur quels liens vous avez cliqué, afin de pouvoir vous envoyer des contenus plus pertinents. Si vous ne souhaitez pas ce suivi, vous pouvez vous désabonner à tout moment.
Avec qui nous partageons vos données
Sauf indication contraire, les informations que vous fournissez sont stockées soit sur Salesforce (lire l’engagement de Salesforce envers le RGPD), soit sur notre serveur chez Infomaniak (lire l’engagement d’Infomaniak envers le RGPD). Nous faisons appel aux prestataires suivants, chacun dans le cadre d’un accord de traitement des données :
| Prestataire | Utilisation |
|---|---|
| Salesforce | Notre base de données de contacts et la gestion des bénévoles |
| Infomaniak | Notre serveur web |
| Brevo | Envoi des newsletters et des courriels |
| Stripe et PayPal | Paiements en ligne, selon votre choix |
| Google Analytics | Mesure de l’audience du site web |
| Wordfence | Sécurité du site web |
| Application ServeNow | Microsoft Azure (région européenne), Salesforce et Redis pour les données, et Firebase pour les notifications. Voir la politique de confidentialité de ServeNow dans l’application |
Dans le cas d’un paiement en ligne, certaines informations sont stockées par nos processeurs de paiement. Ces informations sont conservées de manière sécurisée et uniquement pour les besoins du traitement du paiement. Nous ne conservons aucune information sur les cartes de crédit sur nos serveurs.
En dehors de ces prestataires, nous ne partageons pas vos données avec des tiers, sauf lorsque la loi l’exige.
Transferts internationaux
Certains de nos prestataires, tels que Salesforce, Google (y compris les notifications Firebase) et nos prestataires de paiement, peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, nous veillons à ce que le transfert soit protégé par une garantie appropriée, telle que les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou le cadre de protection des données UE-États-Unis. Vous pouvez nous demander plus d’informations sur ces garanties à l’adresse privacy@servethecity.be.
Combien de temps nous conservons vos données
Serve the City respecte les principes de minimisation et de suppression des données. Nous maintenons des politiques internes qui garantissent que nous ne demandons que le minimum de données pour l’objectif associé et que nous supprimons ces données rapidement et adéquatement lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Abonnement à la newsletter | Jusqu’à ce que vous vous désabonniez |
| Coordonnées sans compte ServeNow et sans don | Nous les examinons régulièrement. Si nous n’avons eu aucune interaction avec vous depuis 2 ans, nous vous demandons si vous souhaitez rester en contact, et nous supprimons ou anonymisons vos données si nous n’avons pas de réponse |
| Compte ServeNow et historique de bénévolat | Tant que votre compte est actif. Après 2 ans d’inactivité, nous le supprimons ou l’anonymisons, après vous en avoir informé, et ne conservons que des statistiques agrégées anonymes |
| Justificatifs de dons et attestations fiscales | 10 ans, conformément à la législation belge en matière de comptabilité et de fiscalité. Cela s’applique même si vous nous demandez de supprimer vos autres données |
| Contact de suivi après un don | Jusqu’à 2 ans après votre don, sauf si vous nous demandez d’arrêter |
| Statistiques du site web (adresse IP) | Supprimées automatiquement après 14 mois |
Vos droits
Vous avez des droits sur vos données, notamment les suivants :
- Lorsque le traitement des données est basé sur un consentement, vous pouvez facilement révoquer ce consentement à tout moment. Par exemple, pour vous désabonner de nos courriels de marketing ou de nos newsletters, cliquez sur le lien « désabonnement » au bas des courriels ou utilisez notre page des préférences. Pour ne plus recevoir d’informations sur les missions de volontariat, veuillez contacter privacy@servethecity.be.
- Vous avez le droit de demander la rectification et/ou la suppression des informations que nous détenons à votre sujet. Cela n’inclut pas les données que nous sommes obligés de conserver pour des raisons juridiques ou de sécurité, comme les justificatifs de dons.
- Vous avez le droit d’accéder aux informations que nous détenons à votre sujet. Si vous avez un compte sur ce site, ou si vous avez laissé des commentaires, vous pouvez demander à recevoir un fichier exporté des données personnelles que nous détenons à votre sujet, y compris les données que vous nous avez fournies.
- Vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données fondée sur notre intérêt légitime. Vous disposez d’un droit absolu de vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données à des fins de marketing direct, et nous cesserons immédiatement.
- Vous avez le droit de demander la limitation de l’utilisation de vos données dans certains cas, et de recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format couramment utilisé et lisible par machine (portabilité des données).
- Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données si vous estimez que vos droits ont été violés.
Vous trouverez de plus amples informations sur vos droits légaux concernant vos données sur le site de l’autorité belge de protection des données.
Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, ou tout autre droit que vous confère la loi sur la protection de vos données, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : privacy@servethecity.be. Nous répondrons dans un délai d’un mois.
Cookies et statistiques des sites web
Un cookie est un petit fichier de lettres et de chiffres qui est téléchargé sur votre ordinateur lorsque vous visitez un site web. Les cookies sont utilisés par de nombreux sites web et peuvent faire un certain nombre de choses, comme se souvenir de vos préférences et compter le nombre de personnes qui consultent un site web.
Les cookies sont utilisés sur ce site pour vous offrir une meilleure expérience de navigation. La meilleure façon d’empêcher le téléchargement de cookies est de modifier les paramètres de votre navigateur. Les cookies qui ne sont pas strictement nécessaires, tels que les cookies d’analyse, ne sont déposés qu’après votre acceptation via la bannière de cookies, et vous pouvez modifier votre choix à tout moment.
Serve the City utilise Google Analytics afin de mesurer le public qui visite son site web. Des informations anonymes sur la localisation et l’âge des visiteurs peuvent être stockées pendant une durée limitée sur les serveurs de Google Analytics, mais toute information permettant de vous identifier (dans ce cas, votre adresse IP) sera automatiquement supprimée après 14 mois. Google Analytics suit les directives du RGPD et vous pouvez en savoir plus à ce sujet ici. En aucun cas, les informations collectées ne seront partagées avec un tiers.
Contenu intégré provenant d’autres sites
Les articles de ce site peuvent comporter du contenu intégré (par exemple des vidéos, des images, des articles, etc.). Le contenu intégré provenant d’autres sites se comporte exactement de la même manière que si le visiteur avait visité l’autre site. Serve the City n’est pas responsable des pratiques de confidentialité des autres sites web.
Il est possible que ces sites web collectent des données vous concernant, utilisent des cookies, intègrent un système de suivi tiers et observent votre interaction avec ce contenu intégré, y compris le suivi de votre interaction avec le contenu intégré si vous avez un compte et que vous êtes connecté à ce site web.
Sécurité du site web
Pour empêcher des pirates informatiques d’accéder au site (et pour protéger vos données), nous utilisons le tiers Wordfence avec lequel nous avons conclu un accord de traitement des données. Aucune des données que vous remplissez dans les formulaires n’est transmise à Wordfence. Ce que Wordfence recueille est votre adresse IP (pour la comparer aux IP de la liste noire), l’URL consultée (pour vérifier qu’aucun code malveillant supplémentaire n’y est inséré) et certains en-têtes de navigateur. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet sur leur page. Ces données sont uniquement collectées pour s’assurer que les personnes mal intentionnées restent à l’écart et ne peuvent pas avoir accès au back-end et à vos données.
En cas de violation de données susceptible de porter atteinte à vos droits, nous la signalerons à l’Autorité de protection des données et vous en informerons, comme la loi l’exige.
Modifications de cette politique, contact et réclamations
Cette politique sera mise à jour si nécessaire pour refléter les meilleures pratiques en matière de gestion, de sécurité et de contrôle des données et pour assurer la conformité avec tout changement ou amendement apporté au règlement général sur la protection des données. Cette politique a été mise à jour pour la dernière fois le 11 octobre 2026. Si nous apportons des modifications importantes, nous vous en informerons sur notre site web.
Contact : privacy@servethecity.be, ou par courrier à Serve the City ASBL, 12 rue Fétis, 1040 Bruxelles, Belgique.
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (Gegevensbeschermingsautoriteit en néerlandais) via son site web.
