Wie we zijn
Serve the City ASBL (“Serve the City”, “wij”) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven. Wij zijn een organisatie zonder winstoogmerk (ondernemingsnummer 0886.257.326) met als officieel adres Rue Fétis 12, 1040 Brussel, België, en maken deel uit van het netwerk Serve the City International.
Dit beleid is van toepassing op onze website, onze nieuwsbrieven en e-mails, giften en onze vrijwilligersactiviteiten, waaronder de ServeNow-app. Voor vragen over uw gegevens of dit beleid kunt u ons schrijven op privacy@servethecity.be.
Welke persoonsgegevens we verzamelen
Wij verzamelen de volgende gegevens, afhankelijk van hoe u met ons omgaat:
- Contactgegevens: uw naam, e-mailadres en, indien van toepassing, telefoonnummer of postadres, wanneer u contact met ons opneemt, zich inschrijft, een gift doet of vrijwilligerswerk doet.
- Communicatievoorkeuren: welke e-mails u wilt ontvangen en of u zich hebt uitgeschreven.
- Donatiegegevens: het bedrag, de datum en de betaalmethode van uw gift en, indien u erom vraagt, de gegevens die nodig zijn voor een fiscaal attest. Wij bewaren nooit uw kaartgegevens, die worden verwerkt door onze betalingsdienstaanbieders.
- Vrijwilligersgegevens: uw inschrijvingsgegevens, de projecten en shifts waaraan u deelneemt, uw vrijwilligersuren, uw ServeNow-accountgegevens en uw meldingsinstellingen.
- Websitegegevens: uw IP-adres, browsergegevens en cookies, zoals beschreven onder Cookies en websitestatistieken.
- Uw berichten: alles wat u ons schrijft in een e-mail, formulier of opmerkingenveld.
Het meeste komt rechtstreeks van u, via onze formulieren, de ServeNow-app, een gift of een e-mail. De rest wordt gegenereerd wanneer u onze website of de app gebruikt. Wij vragen niet naar gevoelige informatie, zoals gezondheidsgegevens, dus gelieve die niet te vermelden in vrije tekstvelden.
Waarom we uw gegevens gebruiken en op welke rechtsgrond
Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens voor de onderstaande doeleinden.
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Reageren op verzoeken om informatie | Gerechtvaardigd belang (uw vraag beantwoorden) |
| Nieuwsbrieven, evenementeninformatie en e-mails over fondsenwerving versturen | Toestemming, per onderwerp gegeven en op elk moment in te trekken |
| Contact opnemen met vrijwilligers, de nodige organisatorische regelingen treffen om te dienen en ServeNow-accounts beheren | Overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van onze projecten |
| Giften en schenkingsbeloften verwerken, ontvangstbewijzen en fiscale attesten versturen | Overeenkomst en wettelijke verplichting |
| Donateurs bedanken, verslag uitbrengen over de impact van hun steun en tot 2 jaar na een gift contact opnemen om te horen hoe het met hen gaat | Gerechtvaardigd belang (u kunt zich op elk moment verzetten) |
| Een register bijhouden van contactgegevens van vrijwilligers en klanten | Gerechtvaardigd belang |
| Data-analyse, audits, fraudebewaking en -preventie, verbetering van onze diensten, het identificeren van gebruikstrends en van de effectiviteit van onze activiteiten | Gerechtvaardigd belang, en wettelijke verplichting voor audits |
| Voor zover wij dit noodzakelijk of passend achten: om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving en juridische procedures, te reageren op verzoeken van publieke en overheidsinstanties, onze algemene voorwaarden te handhaven, onze activiteiten, rechten, privacy, veiligheid of eigendommen of die van anderen te beschermen, en beschikbare rechtsmiddelen na te streven of schade te beperken | Wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang |
Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, wegen wij ons belang af tegen uw rechten en vrijheden, en kunt u zich op elk moment verzetten (zie Uw rechten).
Het is de belofte van Serve the City dat elk gebruik van verzamelde persoonsgegevens in overeenstemming zal zijn met de wetgeving inzake gegevensbescherming en de beginselen van goede praktijken. Dit betekent dat ze:
- eerlijk en rechtmatig worden verwerkt.
- voor beperkte doeleinden en op een passende manier worden verwerkt.
- adequaat, relevant en niet buitensporig zijn voor het doel.
- nauwkeurig zijn en, waar nodig, up-to-date worden gehouden.
- niet langer worden bewaard dan nodig is voor het doel.
- worden verwerkt in overeenstemming met de rechten van de betrokkenen.
- veilig worden bewaard, met passende technische en andere maatregelen om ongeoorloofde of onwettige verwerking, onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging te voorkomen.
- niet worden doorgegeven aan derden buiten de Serve the City-organisatie zonder uw toestemming of zonder een adequate verwerkersovereenkomst.
Donateurs
Wanneer u een gift doet, gebruiken wij uw gegevens om uw gift te verwerken, uw ontvangstbewijs te versturen en, indien van toepassing, uw fiscaal attest op te stellen. Wij bewaren giftgegevens gedurende 10 jaar, in overeenstemming met de Belgische boekhoud- en fiscale wetgeving, ook als u ons vraagt de rest van uw gegevens te wissen.
Tot 2 jaar na een gift kunnen wij contact met u opnemen om u te bedanken, de impact van uw steun met u te delen en te horen hoe het met u gaat. Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om contact te houden met de mensen die ons steunen, en u kunt ons op elk moment vragen hiermee te stoppen.
E-mails over fondsenwerving, waaronder campagnes en manieren om ons te steunen zoals maandelijkse giften, worden alleen verstuurd naar mensen die ervoor hebben gekozen ze te ontvangen. U kunt die keuze maken wanneer u zich inschrijft voor onze e-mails of op onze voorkeurenpagina, en u kunt op elk moment van gedachten veranderen via de link in elke e-mail of door te schrijven naar privacy@servethecity.be. Wij sturen slechts een paar e-mails over fondsenwerving per jaar.
Vrijwilligers en de ServeNow-app
Als u vrijwilligerswerk bij ons doet of een ServeNow-account aanmaakt, gebruiken wij uw gegevens om u in te schrijven voor projecten en shifts, uw vrijwilligersuren te registreren en u berichten te sturen over uw shifts. ServeNow heeft een eigen privacybeleid, beschikbaar in de app, dat de referentie is voor de manier waarop de app zelf met uw gegevens omgaat.
- Uw account en vrijwilligersgeschiedenis worden bewaard zolang uw account actief is.
- Als uw account 2 jaar inactief is, verwijderen of anonimiseren wij het. Wij verwittigen u vooraf per e-mail, zodat u kunt kiezen om het te behouden.
- Om uw account en vrijwilligersgeschiedenis te behouden, vinkt u het vakje aan op onze voorkeurenpagina of schrijft u naar privacy@servethecity.be.
- Wanneer wij een account anonimiseren, verwijderen wij alles wat u identificeert en bewaren wij enkel geaggregeerde statistieken, zoals het totale aantal vrijwilligersuren.
- U kunt ons op elk moment vragen uw account te verwijderen.
Nieuwsbrieven en e-mailcommunicatie
Wij versturen onze nieuwsbrieven en e-mails via Brevo, ons e-mailplatform, waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben. Wanneer u zich inschrijft, worden uw naam, e-mailadres en gekozen onderwerpen naar Brevo gestuurd voor verwerking overeenkomstig die overeenkomst. In geen enkel geval wordt de verzamelde informatie gedeeld met een derde partij.
U kiest welke e-mails u ontvangt, bijvoorbeeld nieuwsbrieven, evenementeninformatie of fondsenwervingscampagnes. U kunt uw keuzes op elk moment wijzigen op onze voorkeurenpagina of via de link onderaan elke e-mail.
Als u zich uitschrijft, sturen wij u een korte bevestiging en verwijderen wij daarna uw gegevens uit Brevo. U ontvangt onze e-mails pas opnieuw als u zich actief opnieuw inschrijft.
Ons e-mailplatform en onze contactendatabank (Salesforce) zijn aparte systemen. Het wissen van uw gegevens of van uw ServeNow-account schrijft u niet uit voor onze e-mails, omdat u de app misschien wilt verlaten maar via onze nieuwsbrief verbonden wilt blijven. Om geen e-mails meer te ontvangen, schrijft u zich apart uit via de link onderaan elke e-mail of op onze voorkeurenpagina.
Onze e-mails bevatten een klein onzichtbaar beeld (een trackingpixel) dat ons laat weten of een e-mail is geopend en op welke links is geklikt, zodat wij relevantere inhoud kunnen versturen. Als u dit niet wilt, kunt u zich op elk moment uitschrijven.
Met wie we uw gegevens delen
Tenzij anders vermeld, wordt de door u verstrekte informatie opgeslagen in Salesforce (lees Salesforce’s commitment aan GDPR) of op onze server bij Infomaniak (lees Infomaniak’s commitment aan GDPR). Wij maken gebruik van de volgende dienstverleners, elk onder een verwerkersovereenkomst:
| Dienstverlener | Waarvoor wij het gebruiken |
|---|---|
| Salesforce | Onze contactendatabank en het beheer van vrijwilligers |
| Infomaniak | Onze webserver |
| Brevo | Het versturen van nieuwsbrieven en e-mails |
| Stripe en PayPal | Online betalingen, afhankelijk van uw keuze |
| Google Analytics | Het meten van het websitepubliek |
| Wordfence | Websitebeveiliging |
| ServeNow-app | Microsoft Azure (Europese regio), Salesforce en Redis voor gegevens, en Firebase voor meldingen. Zie het privacybeleid van ServeNow in de app |
Bij een online betaling wordt sommige informatie opgeslagen bij onze betalingsverwerkers. Deze informatie wordt veilig bewaard en alleen voor de verwerking van de betaling. Wij slaan geen creditcardgegevens op onze servers op.
Behalve deze dienstverleners delen wij uw gegevens niet met derden, tenzij de wet dit vereist.
Internationale doorgiften
Sommige van onze dienstverleners, zoals Salesforce, Google (waaronder Firebase-meldingen) en onze betalingsverwerkers, kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer dat gebeurt, zorgen wij ervoor dat de doorgifte wordt beschermd door een passende waarborg, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS-gegevensprivacykader. U kunt ons om meer informatie over deze waarborgen vragen via privacy@servethecity.be.
Hoe lang we uw gegevens bewaren
Serve the City respecteert de beginselen van gegevensminimalisatie en gegevenswissing. Wij hanteren intern beleid dat ervoor zorgt dat wij slechts het minimum aan gegevens vragen voor het beoogde doel en die gegevens snel en correct wissen wanneer ze niet langer nodig zijn.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Inschrijving op de nieuwsbrief | Tot u zich uitschrijft |
| Contactgegevens zonder ServeNow-account en zonder gift | Wij controleren ze regelmatig. Als wij 2 jaar geen contact met u hebben gehad, vragen wij of u contact wilt houden, en verwijderen of anonimiseren wij uw gegevens als wij niets horen |
| ServeNow-account en vrijwilligersgeschiedenis | Zolang uw account actief is. Na 2 jaar inactiviteit verwijderen of anonimiseren wij het, nadat wij u hebben verwittigd, en bewaren wij enkel anonieme geaggregeerde statistieken |
| Giftgegevens en fiscale attesten | 10 jaar, in overeenstemming met de Belgische boekhoud- en fiscale wetgeving. Dit geldt ook als u ons vraagt uw andere gegevens te wissen |
| Opvolgcontact na een gift | Tot 2 jaar na uw gift, tenzij u ons vraagt te stoppen |
| Websitestatistieken (IP-adres) | Automatisch verwijderd na 14 maanden |
Uw rechten
U hebt rechten over uw gegevens, waaronder de volgende:
- Wanneer de gegevensverwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u die toestemming op elk moment eenvoudig intrekken. Om u bijvoorbeeld uit te schrijven voor onze marketing- of nieuwsbriefmails, klikt u op de link “uitschrijven” onderaan de e-mails of gebruikt u onze voorkeurenpagina. Om geen informatie over vrijwilligersopdrachten meer te ontvangen, neemt u contact op met privacy@servethecity.be.
- U hebt het recht om de verbetering en/of het wissen te vragen van de informatie die wij over u bewaren. Dit omvat niet de gegevens die wij verplicht moeten bewaren om wettelijke of veiligheidsredenen, zoals giftgegevens.
- U hebt recht op toegang tot de informatie die wij over u bewaren. Als u een account op deze site hebt of opmerkingen hebt achtergelaten, kunt u een geëxporteerd bestand aanvragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren, inclusief alle gegevens die u ons hebt verstrekt.
- U hebt het recht om u te verzetten tegen het gebruik van uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. U hebt een absoluut recht om u op elk moment te verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing, en wij stoppen onmiddellijk.
- U hebt het recht om te vragen dat wij het gebruik van uw gegevens in bepaalde gevallen beperken, en om de gegevens die u ons hebt gegeven te ontvangen in een gangbaar, machineleesbaar formaat (gegevensoverdraagbaarheid).
- U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit als u van mening bent dat uw rechten zijn geschonden.
Meer informatie over uw wettelijke rechten met betrekking tot uw gegevens vindt u op de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Als u gebruik wilt maken van een van deze rechten, of van andere wettelijke rechten die u hebt op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming, kunt u contact met ons opnemen via privacy@servethecity.be. Wij antwoorden binnen een maand.
Cookies en websitestatistieken
Een cookie is een klein bestand met letters en cijfers dat op uw computer wordt gedownload wanneer u een website bezoekt. Cookies worden door veel websites gebruikt en kunnen verschillende dingen doen, zoals uw voorkeuren onthouden en het aantal mensen tellen dat een website bezoekt.
Cookies worden op deze site gebruikt om u een betere surfervaring te bieden. De beste manier om te voorkomen dat cookies worden geplaatst, is de instellingen van uw browser te wijzigen. Cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, zoals analytische cookies, worden pas geplaatst nadat u ze hebt aanvaard in de cookiebanner, en u kunt uw keuze op elk moment wijzigen.
Serve the City gebruikt Google Analytics om het publiek van zijn website te meten. Anonieme informatie over de locatie en leeftijd van bezoekers kan voor een beperkte tijd worden opgeslagen op de servers van Google Analytics, maar alle persoonlijk identificeerbare informatie (in dit geval uw IP-adres) wordt na 14 maanden automatisch verwijderd. Google Analytics volgt de GDPR-richtlijnen en u kunt hier meer over lezen. In geen enkel geval wordt de verzamelde informatie gedeeld met een derde partij.
Ingesloten inhoud van andere websites
Artikels op deze site kunnen ingesloten inhoud bevatten (bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, artikels, enz.). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich op dezelfde manier als wanneer de bezoeker de andere website heeft bezocht. Serve the City is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere websites.
Deze websites kunnen gegevens over u verzamelen, cookies gebruiken, aanvullende tracking van derden insluiten en uw interactie met die ingesloten inhoud bewaken, inclusief het traceren van uw interactie met de ingesloten inhoud als u een account hebt en bent aangemeld bij die website.
Beveiliging van de website
Om te voorkomen dat hackers toegang krijgen tot de website (en om uw gegevens veilig te houden), gebruiken wij de derde partij Wordfence, waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben. Geen van de gegevens die u in de formulieren invult, wordt naar Wordfence verzonden. Wat Wordfence verzamelt, is uw IP-adres (om het te controleren tegen IP-adressen op de zwarte lijst), de URL die is geopend (om te controleren of daarin geen extra schadelijke code is ingevoegd) en enkele browserheaders. U kunt hierover meer lezen op hun pagina. Deze gegevens worden alleen verzameld om ervoor te zorgen dat mensen met slechte bedoelingen wegblijven en geen toegang hebben tot de back-end en uw gegevens.
Als een datalek uw rechten in gevaar brengt, melden wij dat aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en brengen wij u op de hoogte, zoals de wet vereist.
Wijzigingen aan dit beleid, contact en klachten
Dit beleid wordt waar nodig bijgewerkt om de beste praktijken op het gebied van gegevensbeheer, beveiliging en controle weer te geven en ervoor te zorgen dat alle wijzigingen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) worden nageleefd. Dit beleid werd voor het laatst bijgewerkt op 11 oktober 2026. Als wij belangrijke wijzigingen aanbrengen, laten wij het u weten op onze website.
Contact: privacy@servethecity.be, of per post naar Serve the City ASBL, Rue Fétis 12, 1040 Brussel, België.
Als u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Autorité de protection des données in het Frans) via haar website.
