De meeste mensen kennen Serve the City door de momenten die zichtbaar zijn in de gemeenschap: vrijwilligers die maaltijden serveren, kinderen begeleiden bij hun schoolwerk of gewoon de tijd nemen voor een gesprek waardoor iemand zich opnieuw gezien voelt. Wat minder zichtbaar is, is alles wat er achter de schermen gebeurt om die momenten mogelijk te maken.
Serve the City is snel gegroeid in drie steden, met meer dan 3.000 vrijwilligers die zich jaarlijks aansluiten bij onze projecten. Die groei is inspirerend, maar stelt ons ook belangrijke vragen. Hoe blijven we groeien zonder onszelf onderweg te verliezen? Hoe bouwen we sterkere, robuustere en meer gestandaardiseerde systemen uit, terwijl we menselijk blijven en dicht bij de mensen staan die we ondersteunen?
Daar begint onze samenwerking met Intys.
Wat begon als een pro bono samenwerking groeide al snel uit tot iets veel betekenisvollers.
In plaats van met kant-en-klare oplossingen te komen, nemen de consultants van Intys de tijd om samen te zitten met verschillende leden van ons team, naar onze realiteit te luisteren en de uitdagingen achter het dagelijkse werk van een non-profitorganisatie te begrijpen. Die gesprekken creëren iets waar we onszelf zelden de ruimte voor geven: tijd om stil te staan, te reflecteren en onze manier van werken opnieuw te bekijken.
Gema, onze Head of Communications, herinnert zich hoe verrassend dat aanvoelde:
Gewoonlijk ben ik op het werk erg gefocust op het heden en op de taken die moeten gebeuren. Door samen te zitten met Hugo en Alessandro van Intys besefte ik dat sommige zaken achter de schermen, soms heel klein, verbeterd konden worden en dat dit mij zou helpen om mezelf beter te organiseren. Zelfs na de eerste meeting voel ik al de waarde van even pauzeren en opnieuw afstemmen op een duidelijkere strategie.
En dat is precies wat deze samenwerking zo waardevol maakt. Intys biedt niet alleen expertise; ze brengen ook een nieuw perspectief binnen. Ze helpen ons dingen te zien die we niet meer opmerkten omdat we dag na dag zo gefocust zijn op actie ondernemen. Zoals Jeremie, Associate Director van Serve the City België, zegt:
In zekere zin doet Intys voor ons wat onze vrijwilligers op het terrein doen: hun ervaring en begeleiding inzetten zodat wij ons kunnen focussen op wat echt belangrijk is.
Een van de meest waardevolle aspecten van deze samenwerking is het werk dat op organisatieniveau gebeurt om onze groei te structureren en ons veerkrachtiger te maken. Samen denken we bewuster na over processen, het documenteren van kennis en ervoor zorgen dat belangrijke informatie gedeeld en toegankelijk wordt in plaats van enkel in het hoofd van één persoon te blijven zitten. Zo bouwen we aan een organisatie die niet alleen vandaag efficiënt is, maar ook klaar is voor de toekomst.
Het afgelopen jaar hebben we het organisatiemodel van Serve the City in België herbekeken. De samenwerking met Intys helpt ons om daar meer duidelijkheid en structuur in te brengen. Door gebruik te maken van tools zoals de RACI-matrix kunnen we rollen en verantwoordelijkheden binnen onze processen helder definiëren: wie verantwoordelijk is, wie eindverantwoordelijkheid draagt, wie geraadpleegd moet worden en wie geïnformeerd moet blijven. Dit verbetert niet alleen de communicatie en samenwerking, maar ondersteunt ook gezondere en effectievere manieren van werken binnen de hele organisatie.
Voor ons is deze samenwerking een herinnering dat groei niet alleen gaat over meer mensen bereiken. Het gaat ook over sterkere fundamenten bouwen, gezondere systemen creëren en ervoor zorgen dat de mensen die de missie dragen zelf ook de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben. Soms is het meest waardevolle dat een partnerschap kan bieden simpelweg de ruimte om stil te staan, te reflecteren en samen te groeien.
Want wanneer bedrijven en non-profitorganisaties echt samenwerken, worden beide kanten sterker. En achter elke sterkere organisatie staan duizenden extra mensen die bereikt, ondersteund en betrokken kunnen worden.
We zijn dankbaar voor het werk dat we vandaag al samen met Intys doen en kijken ernaar uit om deze samenwerking verder te zetten in de toekomst. Samen hopen we verder te bouwen aan een sterkere, betrouwbaardere en duurzamere organisatie die Serve the City nog jarenlang kan blijven ondersteunen.
